为加强成人教育学籍档案管理，更好的为成人教育事业的发展服务，根据上级有关文件规定，结合继续教育学院成人教育学籍档案管理工作的实际，特制定如下规定：

第一条  本规定所称学籍档案，是指记载和反映我院成人教育从招生到学生毕业全过程基本情况的资料及学籍管理活动中具有查考利用价值的各种资料。

第二条  各职能科室在处理涉及学籍管理问题时，都应立档，做到事事有记录、件件入档案，保证档案齐全、完整。

第三条  在使用学籍档案时，要遵守本规定的规定程序，据实使用。

第四条  档案管理人员应努力学习档案法规和档案管理知识，严格按规定管理档案，应当坚持原则，忠于职守，努力提高政治业务素质。

第五条  学籍档案分以下几类：

（一）招生档案：

1、上级下达的招生文件：省教育行政主管部门关于编报、下大成人高等教育招生计划文件；省招生委员会关于招生工作的通知、规定等。

2、招生过程中的有关资料：计划报更及其他事项请示、报告，申请调剂单等。

3、新生录取表。

4、考生电子档案。

5、录取通知书存根。

（二）新生入学档案：

1、新生录取通知书、准考证。

2、新生报到注册表。

3、学生学籍卡。

（三）学习成绩档案：

1、学生成绩登记册；

2、学生成绩报告单；

3、学生补考成绩报告单；

4、学生免修课程成绩证明。

（四）学籍变动档案：

1、学生转学、转专业、休学、复学、留级、退学的申请书，审批标记证书存根等；

2、向上级报批的学生学籍变动的报告、批文、转学表等；

3、按学籍管理规定取消学籍的学生有关处理材料。

（五）考勤档案：

1、学生考勤、假条，点名册；

2、考勤情况统计表；

3、对缺勤学生的处理意见。

（六）考场记录档案：

1、考试、补考中的考场记录单；

2、对违纪学生的处理意见通报。

（七）奖惩档案：

1、优秀学生的典型材料及表彰材料；

2、优秀学生评选材料；

3、对违反国家法律法规、校纪校规学生的处分材料。

（八）毕业档案：

1、学生在校学习期间的成绩表；

2、毕业生登记表；

3、学生毕业、结业、肄业证书发放的签名存根。

第六条  平时积累的材料要及时加工、整理。按档案工作规定和本规定第二条，对学籍活动中所形成的材料进行分类、取舍，将有密切联系的材料组合成卷。

第七条  立卷要做到真实、准确、齐全，书写工整、清楚。禁止用铅笔、圆珠笔及复写纸眷写；要按一定程序装订成册，并按规定时间移交学校综合档案室，长期保存。

第八条  学生考试试卷由有关教研室负责保存3～5年，过期可以销毁，不予核查。

第九条  非档案管理人员，未经领导批准，不准开启档案柜，随意翻查档案。

第十条  外单位人员查阅学生档案，应持有关单位证明，由档案管理人员代为查阅。

第十一条  档案要妥善保管，不得随意乱放。查阅完毕应及时放回原处，严防损坏、散失。

未经批准，任何人不得私自将档案携带出档案室，不得拆卷、涂改、换页等。

第十二条  复印档案材料，必须持有关单位证明，并经领导批准后进行。

第十三条  档案一般不与外借。因特殊情况需借阅档案，要进行登记，归还时要当面清点并在登记簿上签名，以示负责。

第十四条  档案管理人员应保证档案安全，注意防火、防潮、防霉。

第十五条  学生毕业前，档案由函授部保管、使用；学生毕业后转交学校综合档案室保存。

每年10月底前，将各毕业班的档案进行整理、装订后移交学校综合档案室。

第十六条  本规定自颁布之日起施行，由继续教育学院负责解释。